|
Первый шаг в освоении тайм-менеджмента — это постановка целей — чего вам необходимо достигнуть и к какому сроку. Многие имеют лишь смутное представление о том, чего они хотят достичь и не задумываются о промежуточных шагах, ведущих к их цели. Другие же погрязли в рутине и забывают о необходимости выныривать и делать что-то новое со своей жизнью. Если вы давно не «выныривали» и не пересматривали свои обязательства и приоритеты, выкройте время и сделайте это. Даже простой анализ и установка общих целей может сам по себе увеличить вашу эффективность.
Далее следует сделать список всех заданий, которые необходимо выполнять, а также определить частоту выполнения этих заданий. Например: поливка кустарников и суккулентов — 1 раз в неделю. Такие размышления можно проделывать в несколько подходов. Вылавливайте всплывающие во время работы мысли и ваш список будет очень полным.
Теперь нужно сгруппировать задания согласно их важности и срочности (этим утром, сегодня, в течение месяца, в этом году). Это мысленное упражнение предназначено для того, чтобы пересмотреть задания и делегировать их кому-нибудь, забыть о них, либо мысленно подготовиться к их выполнению.
Инструменты планирования
Обычные таблицы — хороший инструмент для равномерного распределения нагрузки и своевременной расстановки галочек.
Для среднесрочного планирования используйте таблицу с разбивкой на 12 месяцев. Такие таблицы, которые используются для равномерного распределения нагрузки на недельные или месячные отрезки могут помочь обнаружить проблемные зоны и представить общую картину.
В зависимости от природы вашей работы вы можете использовать и другие инструменты планирования и напоминания: базы данных, экселевские файлы, адресованые себе электронные сообщения, будильник или часы, напоминающие об опасном дедлайне.
Обратите внимание на то, что даже лучшие инструменты могут стать похитителями времени, если их неправильно использовать. Например, ежедневное обновление списка задач может быть полезным, но ежедневное ведение нескольких списков легко сводит человека с ума. Более разумный подход — ведение и регулярное обновление вечного списка. Картотека или почтовая программа — вот способы ведения подобного списка.
Развитие полезных рабочих привычек
Как только цели определены, задачи уяснены, важно критически взглянуть на то, как вы достигаете эти цели. Попросите сослуживца понаблюдать за вами в течение недели и конструктивно вас раскритиковать. Возможно, вы сильно удивитесь.
Без полезных рабочих привычек все ваши потуги по эффективному использованию своего времени потеряют смысл. Ниже приведен список полезных советов:
Убери со стола. Отведите 10-15 минут в неделю на очистку рабочего стола от старой почты, рекламных проспектов, талончиков, чеков и прочей мукулатуры. Воспитайте в себе привычку сразу же выбрасывать ненужную целюлозную продукцию при виде урны. В свободную минутку будьте готовы навести порядок на столе. Чистота — залог здоровья. Чистый стол, в отличие от горы бумаг, не навевает приступов тоски по выходным.
Не отвлекайся. Маленькие отвлечения могут стать большим похителем времени. Если вы проводите слишком много времени на телефоне — установите песочные часы перед ним и сократите время у телефона. Научитесь вежливо заканчивать разговоры. Если сослуживцы слишком часто отвлекают вас — закройте двери. Если вы постоянно натыкаетесь на фикусы, столы, мониторы — сделайте перестановку. Примите меры к уменьшению уровня шума. Действуйте! Сосредотачивайтесь!
Познай себя. Реки нельзя повернуть вспять — не стоит пытаться работать вопреки своей внутренней природе. Выполняйте самые тяжелые задания в самый продуктивный период. Создайте для себя комфортные условия труда — поставьте обогреватель или вентилятор, а возможно вам понадобится настольная лампа. Рабочий стол — это не место битвы со сном, а место концентрации умственных и физических усилий!
Рационализируй. Проанализируйте каждый рабочий процесс и удалите ненужные части. Объявите войну бюрократии и волоките! Скажите нет бумажным манипуляциям!
Разделяй и группируй. Монотонные или однотипные задания могут быть сгруппированы для увеличения эффективности: отвечайте сразу на всю почтку, отсылайте сразу все счета, заказывайте сразу скрепки и карандаши. В свою очередь гигантские задания нужно разбивать на более мелкие задачи. Например, разгребание почты можно начать в понедельник, продолжить во вторник и продолжать по мере необходимости до победного конца. Использование такого подхода может сделать любую, даже самую сложную проблему, решаемой.
Гуртом і батька легше бити. Две руки хорошо, а четыре — лучше, особенно при работе над скучным или большим заданием. При должной организации можно превратить любые совместные трудовые усилия в праздник. Вспомните, к примеру, походы с бревном. Не забывайте делать частые и обильные перекуры.
Используй кусочки. У всех у нас есть тенденция откладывать небольшие, не очень важные задания. В то же время мы тратим уйму времени на ожидание абонентов или созерцание компьютерных песочных часов. Зоркому читателю здесь открываются новые возможности. Имея перед глазами список коротких дел, (которые занимают 5-10 минут) можно в любой момент ими и заняться. Мелочь, а приятную галочку поставить можно! К тому же и время с пользой потрачено.
Имитируй. Не пытайся изобретать велосипеды, колеса, поезда. Если кто-то выделяется — затихни, наблюдай и учись. Если у кого-то есть более быстрый способ — скопируй его. Пообщайтесь с вундеркиндом — часто они очень гордятся своими методами и не делают из них секрета.
Веселись на работе. Элементы юмора помогают скоротать бесконечно долгие дни как ваши, так и вашик клиентов. Не следует забывать и о соревновательных моментах. Пусть все отделы знают, что у вас весело. По громогласному гоготу пусть догадаются, что вы не скучаете на работе.
Заведите себе такие обыкновения, ваша эффективность повысится, выростет пушистость, появится блеск в глазах и упадет уровень холестерина в крови. Шучу (уже прививаю привычки).
Попробуйте!
1 марта 2005, Киев
Евгений Шамшурин
|
